Archiwizacja dokumentów – jak kompleksowo przygotować archiwum pod wymagania RODO

Wejście w życie RODO wywróciło do góry nogami życie osób zajmujących się danymi osobowymi w przedsiębiorstwach. Konsumenci zostali zasypani dziesiątkami, a czasem setkami wiadomości z prośbą o zgodę na...

Wejście w życie RODO wywróciło do góry nogami życie osób zajmujących się danymi osobowymi w przedsiębiorstwach. Konsumenci zostali zasypani dziesiątkami, a czasem setkami wiadomości z prośbą o zgodę na przetwarzanie danych zgodnie z nowymi przepisami. Jednak prawdziwego problemu najbardziej obawiali się pracownicy archiwów, czy słusznie?

RODO

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych nazywane potocznie RODO, stanowi rozporządzenie stworzone przez Parlament Unii Europejskiej w kwietniu 2016 roku, przyjęto je pod numerem 2016/679. Założeniem wejścia w życie RODO, było zniesienie do tej pory obowiązującej dyrektywy 95/46/WE. Od kwietnie 2016 roku do momentu wejścia w życie 25 maja 2018 roku, obowiązywał okres przejściowy mający na celu przystosowanie państw członkowskich do wymogów RODO.

Archiwizacja, a przechowywanie

Jak w przypadku wielu pojęć używanych w życiu codziennym, często błędnie stosuje się jako synonimy archiwizację oraz przechowywanie danych. Z prawnego punktu widzenia jest to błędem, ponieważ pojęcia te w praktyce oznaczają co innego. Materiały archiwalne, według obowiązującego prawa muszą być przechowywane wieczyście przez specjalne instytucje, które muszą spełnić szereg wymogów. Dokumentacją archiwalną nazywamy m.in. rejestry sądów, akta sądowe, czy księgi wieczyste. Dokumenty archiwizowane należy przechowywać w sposób uporządkowany, tak by w każdym momencie było możliwe ich odnalezienie. Przechowywanie dokumentów archiwalnych wymaga:

  • wykluczenia możliwość kradzieży
  • eliminacji sposobności ich zaginięcia
  • niedopuszczenia ich niszczenia przez upływający czas
  • wyeliminowanie możliwości pożaru.

Jeżeli mowa o przechowywaniu dokumentów, mówimy o nim w przypadku dokumentacji niearchiwalnej. Okres przechowywanie w tym przypadku nie jest jednak dowolny. Dokumenty niearchiwalne dzielone są na poszczególne podkategorie, które według konkretnych cech posiadają sposób oraz długość czasu ich przechowywania. Fakt możliwości utylizacji dokumentów po określonym czasie stanowi najważniejszą różnicę między archiwizacją i przechowywaniem, w archiwizacji nie ma pojęcia takiego jak utylizacja, wręcz przeciwnie wszystkimi możliwymi sposobami podmiot archiwizujący musi degradacji i zniszczeniu zapobiegać.

Archiwizacja to wymóg, nie dobrowolność!

Ilość istotnych dokumentów przepływających w firmie bywa zaskakująco duża. Tylko osoby znające przepisy oraz sposoby kwalifikacji dokumentów do właściwych kategorii, będą w stanie we właściwy sposób segregować, porządkować, opisywać oraz archiwizować w sposób chronologiczny pełną dokumentację, układając je za pomocą właściwie oznaczonych tematycznych teczek czy pudeł. Archiwizacja daje kontrolę kadrze zarządzającej nad dostępem do informacji. Odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji, ochrona przed zniszczeniem dają poczucie bezpieczeństwa, a dzięki uporządkowaniu zyskuje się czas, którego nie marnuje się na poszukiwania.

Co z dokumentami archiwizowanymi przed 25.05.2018?

Wejście w życie w maju 2018 roku RODO, jasno określa sposób przetwarzania danych oraz konieczności pozyskiwania zgód od nowych pracowników i wiążącej się z tym dokumentacji. Co z dokumentacją już zgromadzoną w archiwum do tej pory? Na szczęście dla organów archiwizujących ustawodawca, wprowadzając w życie unormowania związane z ochroną danych osobowych, nie wspomniał o działaniu RODO wstecz, także dokument już zebrane w archiwum przed 25 maja 2018 roku pozostają w nim bez zmian, w zgodzie z obowiązującą wówczas dyrektywą 95/46/WE. Zatem zabronione jest udostępnianie zebranych w archiwach danych, które nowa ustawa zabrania jak np. imiona rodziców pracowników firmy, jednak nie ma konieczności usuwania tych danych z archiwum.

Zabezpieczanie dokumentacji w archiwum w zgodzie z RODO

Przeciwdziałanie wyciekowi danych w organizacjach administracji publicznej polegało na stosowaniu analizy ryzyka. Działanie to polega na wytyczeniu punktów kluczowych, gdzie możliwy byłby nieuprawniony dostęp do informacji, co mogłoby skutkować utratą danych. Po wejściu w życie RODO analizę ryzyka będą musiały przeprowadzać także podmioty prywatne, ma to na celu zabezpieczanie poufności archiwizowanych dokumentów.

Zasada „czystego biurka” zawarta w RODO

Analiza ryzyka ma na celu stworzenie nieprzepuszczalnego systemu pozwalającego na w pełni bezpieczną archiwizację. Przepisy zawarte w RODO ściśle wskazują praktyki, jakie powinniśmy stosować by archiwizacja przebiegała bezproblemowo. Ciekawym aspektem jest wspomniana zasada „czystego biurka”, na podstawie której osoby, które odpowiadają za gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych, zobowiązane są do zabezpieczania dokumentów, które opracowują, tak by żadnym wypadku niepozostały niezabezpieczone na ich biurku. Ma to na celu ochronę danych, a także wprowadzenie dobry praktyk związanych z zachowaniem tajemnic wewnętrznych przedsiębiorstwa. RODO wśród właściwych praktyk związanych zarówno z archiwizacją, jak i przechowywaniem danych określa także m.in. klasę niszczarek do dokumentów, jakie muszą być stosowane.

RODO kilka kroków właściwej archiwizacji

Jednym w ważniejszych kroków mających na celu dostosowanie archiwum do wymogów RODO jest poinstruowanie pracowników zajmujących się zbieraniem tych danych jak we właściwy sposób, zgodny z nowymi przepisami mają je gromadzić. W związku z RODO istotnym wydaje się fakt, określenia podmiotów, którym dane zostają udostępnione np. w celu przetwarzania. Korzystne dla przedsiębiorstwa, jest wprowadzenie rejestru wykonywanych czynności pozwala to na uporządkowanie procesu zbierania danych, ich grupowania oraz archiwizacji.

Najprostszym i najbardziej bezpiecznym z punktu widzenia właściciela firmy jest przekazanie archiwizacji. Jest na rynku kilka firm specjalizujących się w tego typu usługach np. https://www.rhenus-data.pl/pl/ . Po wejściu w życie RODO do ochrony danych osobowych podchodzi się bardzo poważnie, w takiej sytuacji może lepiej oddać archiwizowane dokumenty w ręce wyszkolonych profesjonalistów i spać spokojnie.

Kategorie
Wiadomości
Brak komentarzy

Zostaw odpowiedź

*

*

Podobne wpisy